O modelo em questão remedia a possibilidade de esquecimento por parte do delegado que, em face de acúmulo de serviços em seu departamento, e com a omissão involuntária de alguns chefes de cartório, acaba esquecendo algum procedimento privativo a ser analisado ou despachado, tornando-o intempestivo, o que poderia gerar futura responsabilidade administrativa e penal de todos, principalmente do delegado.
Para organizar a delimitação das atribuições de cada um, como para o escrivão sanear o andamento dos procedimentos em cartório, para os agentes diligenciar nas investigações, cumprindo as ordens de serviços e emitindo relatórios, dentre vários outros serviços existentes na delegacia, criou-se uma certidão que deverá ser assinada pelo escrivão.
Certidão que elimina a responsabilidade do delegado sobre algum ato do departamento que, pela inércia de algum agente público, o delegado não tomou conhecimento, como o registro de uma ocorrência que poderia gerar abertura de um inquérito ou TCO e a não comunicação formal da mesma acabou prescrevendo a infração.
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